میں اپنے مدرسے کے لئے آن لائن رسیدی نظام بنانا چاہتا ہوں تاکہ موبائل سے صدقہ وغیرہ کی رسید فوراً بن جائے، فارم صرف ادارے کے موبائل سے پُر ہو سکے، ہر رسید کا نیا نمبر خودکار لگ جائے، PDF آپ ہی بن کر محفوظ ہو جائے اور تمام اندراجات Google Sheets میں جمع ہوتے رہیں۔
سب سے پہلے گوگل فارم بنائیں۔ گوگل ڈرائیو کھول کر نیا فارم بنائیں اور اس میں وہ تمام خانے شامل کریں جو رسید میں چاہئیں، جیسے رقم، تاریخ، نام، مد، ادا کرنے والے کی تفصیل۔ اس فارم کو کسی فولڈر میں محفوظ رکھیں تاکہ بعد کے PDFs بھی اسی فولڈر میں رکھے جا سکیں۔
فارم کو عوام سے بچانے کے لئے فارم کا لنک کہیں ظاہر نہ کریں بلکہ صرف ادارے کے مخصوص موبائل یا اکاؤنٹ تک محدود رکھیں۔ اگر Google Workspace ہو تو فارم کی سیٹنگ میں ’’Restrict to users‘‘ والا آپشن آن کر دیں۔ اگر عام Gmail ہو تو فارم میں ایک پاس ورڈ والا سوال رکھ دیں تاکہ عام لوگ فارم کھول بھی لیں تو پاس ورڈ کے بغیر جمع نہ کر سکیں۔
اب فارم کو ایک نئی Google Sheet سے منسلک کریں۔ فارم کے اوپر ’’Responses‘‘ میں جا کر ’’Link to Sheets‘‘ پر کلک کریں۔ اس سے ہر نئی رسید کا ریکارڈ شیٹ میں جمع ہوتا رہے گا۔ پھر اسی شیٹ میں Apps Script کھولیں، جہاں آپ ایک سادہ سا کوڈ لکھیں گے جو ہر نئی انٹری پر آخری رسید نمبر دیکھ کر خودکار اگلا نمبر درج کر دے گا۔ اس کے لئے onFormSubmit ٹرگر بنائیں۔
پی ڈی ایف خودکار بنانے کے لئے Apps Script میں ایک ٹیمپلیٹ گوجل ڈاک بنائیں اور اس میں رسید کا ڈیزائن رکھ کر جگہ جگہ متغیر نام لکھیں جیسے رقم، تاریخ، نام۔ پھر اس ڈاک کو Apps Script کے ذریعے ہر نئی انٹری کے مطابق بھر کر PDF میں تبدیل کریں اور Google Drive میں محفوظ کر دیں۔ اگر چاہیں تو اسی لمحے ای میل یا واتس ایپ لنک بھی بن سکتا ہے۔
آخر میں ادارے والے موبائل میں فارم کا لنک محفوظ رکھیں۔ جب بھی کوئی رسید بنانی ہو فارم بھریں، رسید نمبر خود لگ جائے گا، PDF خود بن کر محفوظ ہو جائے گی اور شیٹ میں مستقل ریکارڈ بھی جمع ہو جائے گا۔